Lightningのカレンダー共有を試してみました。
関連先や名前の項目が未登録の場合は基本的に非公開の活動となるため他のユーザは予定を確認することはできません。ですが、Lightningのカレンダーの機能を利用することで予定を確認することが可能となっています。
こちらが他のユーザのカレンダーを表示した結果です。確認できるのは登録された予定の開始時間と終了時間のみとなっています。行動の詳細ページへのアクセスはできません。
メモ - 行動の予定の公開項目
ここで件名の代わりに表示されている「予定あり」の文言ですが、パッと見た感じ行動の予定の公開方法の項目で指定した内容が表示されているように見えます。
・・が試しに他の値に変更してみたところ特に反映されたりはありませんでした。予定の公開項目はLightningカレンダーではあまり意味が無いようです。
他ユーザの予定の共有についてですが、私のカレンダーの共有設定から可能です。
これで他のユーザのカレンダーで自分の予定を表示させることができました。
他ユーザ側では行動の詳細ページへのアクセスも可能ですが、編集や削除の機能は除外されてレイアウトも読み込み専用のレイアウトが適用されているようでした。
カレンダー共有後に一部行動を非公開にする方法についてです。
これは行動の持つ非公開チェックボックスの項目にチェックをつけることで予定ありとして表示可能になります。
基本的にカレンダーの共有をしたらすべての予定が共有され、非公開にしたいものを選択していくスタイルになるので少し注意が必要かもしれません。
カレンダーの共有とレポートについて
この方法で予定を共有した場合はLightningカレンダーでのみ活動のアクセスが可能になります。たとえば行動で自分の予定の一覧を確認できるレポートを作成したとします。
他ユーザがそのレポートにアクセスしても内容を確認することができません。
カレンダーの共有で可能なのはあくまでLightningカレンダーのページ内のみとなっているため、レコードのアクセス権限を付与する場合は関連先や名前の項目にレコードを紐付けてレコードアクセス権限で制御する必要があります。
その他の予定の共有方法
ミーティングなど複数のメンバーの予定の場合に一人の参加者が他の参加者を招待する形で予定を共有することが可能です。
行動に用意された被招集者項目で参加者として指定することでそのユーザの予定として共有することが可能です。招待されたユーザ側でこの予定を確認できるのはホームの「今日の行動」コンポーネント内となります。
編集や削除権限は付与されませんが、行動の詳細は確認できます。
参加ユーザのカレンダーにも表示されます。
ちなみに招待された際の参加や非参加の返信についてですが、Lightnig SyncでMicrosoftやGoogleと連携したときにのみ利用可能となっています。
また、行動の被招集者機能で招待できるのは社内ユーザのみではなく取引先責任者なども含まれます。Lightning Syncで連携がされていない場合、招待対象として選択しても通知メールが送信されたりはしないとのことです。(社内ユーザ含む)。Lightning SyncでMicrosoftやGoogleと連携したあとは、連携先のサービスの機能が適用される仕組みと思います。
Lightningのカレンダーの共有はこんな感じでした。
おまけ
Salesforceのカレンダー機能を利用するとログイン時にその日の予定を確認できるので便利です。
