Chatter Freeユーザの作成手順についてです。Chatterのみが利用できるライセンスのユーザで追加費用なしで5,000ライセンスが利用可能になっていると思います。利用可能なライセンス数は設定の組織情報ページにあるユーザライセンスの欄で確認できます。
1. プロファイル作成
ChatterFreeユーザの作成が必要になったら、まずはプロファイルを用意します。Chatter Free ライセンスのユーザように標準プロファイルが用意されていますが、標準プロファイルは権限設定等の変更ができないため、基本的にはコピーしてカスタムプロファイルを用意してそちらをユーザに割り当てます。
ベースとして利用するのは「Chatter Free User」プロファイルです。Chatter Moderator Userプロファイルは一部管理権限が付与したいときのためのものなので基本的には不要と思います。
Chatter専用ライセンスのプロファイルとなるので変更できる権限設定は限られています。接続アプリケーションへのアクセスは基本的にはチェック不要だと思います。(ひとまずPCで普通に使う分には関係ないです。)
システム管理者権限ですが、デフォルトでは顧客への招待やパスワード無期限の権限が付与されていたりするので下記のように不要な権限は除外しておくといいと思います。必要になったタイミングで追加する管理で問題ないと思います。
セッションの設定は特に変更無しで問題ないと思います。組織のルールに合わせて必要な場合は変更してください。
パスワードポリシーも組織のルールに合わせる形ですが、「パスワードの有効期限は 1 日以上にする必要があります」のチェックはオフにしておく方が管理しやすいと思います。(パスワードリセットが24時間不可になる場合があります。)
2. アプリケーション設定
プロファイルを用意できたら続いてアプリケーション設定です。標準アプリケーションのSalesforce Chatterをカスタマイズします。詳細は下記リンク先にまとめてあります。
SFDC：LightningでChatterFreeユーザ向けのアプリケーション設定を試してみました - tyoshikawa1106のブログ
3. ユーザの作成
最後にユーザの作成です。ユーザライセンスでChatter Freeを選択すると先程作成したプロファイルが選択できます。あとは通常のユーザ作成の手順と同じです。マーケティングユーザの権限など不要な権限はオフになるようにしておくといいと思います。(誤ってチェックありでも機能の利用はできないと思いますが)
補足1
Chatter Freeユーザとして作成後、Sales Cloudユーザへの機能のアップグレードは可能になっています。但し、Sales CloudユーザからChatter Freeユーザへの機能のダウングレードはできないため、切り替えの際には良く検討してから対応されるのがいいと思います。
補足2
Sales Cloudの利用権限は不要だが取引先や活動へのアクセスぐらいは利用したい。(特に活動による予定の共有)という場合はChatter Plusのライセンスが用意されているみたいです。※使ったことはないので詳細は未確認です。
もしかすると新規組織での追加はできないかもしれません。
