Salesforce Files SyncはDropboxやBoxなどのようなファイルストレージ機能です。これを利用するとSalesforceのファイルに簡単にアクセスしたり同期をとったりできます。
―――ということでSummer'14で有効化された新機能ですが、組織に対しての有効化とインストール方法を確認しただけで、ユーザのアクセス権周りがうまく設定できていなかったのでヘルプを見て確認してみました。
アクセス権が設定できていない場合のエラーメッセージ
前回確認した組織に対しての有効化とインストール方法はこちら
Salesforce Files Syncのヘルプ
今回はきちんとヘルプを確認したところ、次のヘルプが用意されていました。
- Salesforce Files Sync の有効化
- Salesforce Files Sync へのアクセス権のユーザへの付与
- Salesforce Files のインストール
- ファイルのアップロードおよびダウンロードセキュリティの設定
- Salesforce Files Sync の管理のヒントとベストプラクティス
前回設定できていなかったのは『Salesforce Files Sync へのアクセス権のユーザへの付与』の部分なので今回はそこを設定してみます。
プロファイルに対する Salesforce Files Sync の有効化
プロファイルに対して有効化したい場合は、システム管理者権限にあるファイルを同期にチェックをつけます。標準のシステム管理者プロファイルでも切り替えが可能でした。
権限セットを使用した Salesforce Files Sync へのアクセス権の付与
個別のユーザに対して有効化したい場合は、権限セットを使用します。
ファイルを同期にチェックをつければ有効化されます。
作成した権限セットをユーザに割り当てれば完了です。
Chatter Freeライセンスのユーザはプロファイルでファイルの同期権限は付与できない感じですが、権限セットの割り当てを使えば使用できそうです。
サポート対象のライセンス一覧には含まれていました。
追記
Chatter Freeライセンスではやっぱり利用できないみたいです。権限セット追加時にエラーが発生しました。
その他の制限
Salesforce Files の同期の制限
Salesforce Files のストレージ制限
同期を妨げるファイル名およびファイル拡張子
同期されるフォルダ名の制限
同期できるファイルサイズの制限等は注意が必要そうです。
権限追加後の使用方法
ユーザに対して権限を追加するとバナーが表示されました。各ユーザはここから自分のPCにダウンロードできます。
有効化後にChatterファイルのメニューに『同期済み』という項目が追加されていました。Chatterファイルにアップされたファイルがすべて同期されるわけではなく、同期済みにアップしたファイルのみ同期がされるみたいです。
対象のファイルはこんな感じでドラッグ&ドロップで簡単にアップロードできます。
アップロード時に共有設定も可能になっています。
PCのSalesforce Filesフォルダを見てみるとバッチリ同期されています。
今すぐ同期したい場合はこんな感じでメニューが用意されています。
同期を中止したい場合はファイル詳細ページの『同期を解除』でできるみたいです。
試しに詳細を編集からファイル名を変更してみたところ、そちらも反映されました。
これでSalesforce Files Sync機能が問題なく使用できるようになりました。Salesforceと連携できるファイルストレージ機能なのでいろいろ便利そうです。
利用履歴の管理
Salesforce Filesの利用履歴はログイン履歴で管理されるみたいです。アプリケーションが『Salesforce Files』になっているのでその項目で判別できます。
個々のユーザの使用状況はユーザ詳細ページのログイン履歴関連リストから確認できます。
ApexなどAPI を介して LoginHistoryオブジェクトにアクセスすることも可能みたいです。
Salesforce Files Sync ベストプラクティス
ユーザが退職したり、PCを紛失したときなどファイルの同期を無効にしたい場合もあります。その場合は、権限セットやプロファイルのファイル同期権限を無効にすることで対応が可能です。
ヘルプによると個々のユーザで無効にできるように、基本的には権限セットで同期権限を与えた方法良いとのことです。
これでSalesforce Files Sync機能の利用方法については一通り確認できたと思います。
