Salesforceのメールテンプレート機能についてです。この機能はメールアラートの機能と一緒に利用します。メールアラートはレコードを作成/編集したタイミングでワークフローを経由してメールを送信できる機能です。
メールテンプレートの作成について
設定→コミュニケーションテンプレート→メールテンプレートから作成できます。
ステップ 1. メールテンプレート: 新規テンプレート
最初に作成するメールテンプレートの種別を選択します。今回はテキストで確認します。
ステップ 2. テキスト メールテンプレート: 新規テンプレート
ステップ2でテンプレートを作成します。赤枠内の選択リストでテンプレートに埋め込みたいオブジェクトと項目を選択すると埋め込み用の文字列が生成されます。
テンプレートの作成例です。
作成後の詳細ページはこのように表示されます。
メールテンプレートの検証について
メールテンプレートの作成後、ワークフロールールに組み込む前に検証メールを送信することができます。テストの送信と差し込み項目の検証ボタンをクリックするとポップアップが表示されます。
受信者レコードではリード、ユーザ、取引先責任者を選択できます。指定したレコードのアドレスにメールが送信されたと思います。
関連先レコードではテンプレートの差し込み項目データの取り出し元であるオブジェクトが選択できます。ここで選択したレコードの値をつかって検証メールが送られます。注意点としてすべてのオブジェクトが表示されるわけではないみたいです。(一部カスタムオブジェクトや一部標準オブジェクトなど見当たらないものがありました。)
メールプレビューの送信先は検証メールを任意のアドレスに送信したい場合に利用します。基本はこれを利用することになると思います。
以上の設定を行いOKボタンをクリックすると検証メールが送信されます。実際のメールがこちらです。
メールテンプレートとファイル添付について
メールテンプレートには送信時に添付するファイルを指定することもできます。
ファイル添付ボタンをクリックするとポップアップが表示されるのでファイルを選択→ファイルを添付→完了の手順でアップロードを行います。
ファイル添付設定を行うと次のようにファイルが添付された状態でメールが送信されます。
件名と項目差し込みについて
メール本文で利用できる項目差し込みですが、件名でも利用できるか確認してみました。問題無く利用できるみたいです。
プレビューで確認できます。
メールテンプレートの管理について
メールテンプレートを作成後は、きちんとフォルダを用意して管理するといいと思います。
フォルダを用意するとテンプレートが整理できるだけではなくアクセス権限や共有権限も細かく設定することが可能になっています。
以上、メールテンプレートの設定方法についてでした。
