メールアラートはレコードの作成/編集を行ったタイミングでメール送信できる機能です。ワークフロールールと組み合わせて利用します。この機能を利用するには事前にメールテンプレートを用意しておく必要があります。
メールテンプレートの設定方法はこちらです。
メールアラートの作成
設定→ワークフローと承認申請→メールアラートから作成できます。
つぎのようにメールアラートの情報を入力していきます。
登録後の詳細ページです。メールの受信者はロールや公開グループ、ユーザ、メール項目などから選択できます。任意のアドレスは指定できません。(任意のアドレスは別に用意された追加メールとして5件まで登録できます。)
ワークフロールールの作成
メールアラートを作成したら、続いてワークフロールールを作成します。
対象のオブジェクトを選択して・・・
ルール名とルール条件を指定します。
ワークフロールールを作成したらワークフローアクションの追加からメールアラートを追加します。今回は作成済みのメールアラートなので既存アクションの選択をクリックします。
既存アクションのメールアラートを追加します。
これで設定完了です。
最後に有効化を行います。今回は従業員数が100より多い取引先が作成されたタイミングでメールが送信されるようにしました。
メールアラートの実行
ワークフロールールに当てはまるように取引先を作成すると・・・
メールアラートが実行されメールが送信されます。このときの内容は指定したメールテンプレートの内容となっています。
以上、メールアラートの設定方法でした。
