ファイルの共有に便利なコンテンツ機能についてです。
Salesforce CRM Content の概要
https://help.salesforce.com/htviewhelpdoc?err=1&id=content_about.htm&siteLang=ja
コンテンツの目的
会社の公式なファイルを公開、同僚と共有、顧客に配信します。コンテンツの使用にはSalesforce CRM Content ユーザのライセンスが必要です。
コンテンツの一般的な用途
営業プレゼンテーションを作成、コピー、または変更し、自分だけが表示および処理できるように保存します。準備ができたら、社内の他のユーザがアクセスできるように公開します。コンテンツパックを作成して、顧客に送信します。
アップロードできるファイル上限について
- 2 GB
- Google ドキュメント: 10 MB
- API によるアップロード時: 38 MB
- Visualforce によるアップロード時: 10 MB
ライブラリ・タブについて
寄稿ボタン
- ファイルのアップロードができます。
- Webサイトのリンクをライブラリに追加できます。
ファイルアップロードの手順
ファイルを選択ボタンからファイルをアップロードするとタイトルや説明、共有先を指定できます。
指定後に保存ボタンをクリックするとアップロードが完了します。
コンテンツの参照ボタンでアップロードしたコンテンツの詳細画面へ遷移できます。
公開完了ボタンで元の画面へ戻ります。
別のコンテンツを寄稿ボタンで再度アップロード画面が表示されます。
Webサイトリンク共有の手順
ファイルを選択ボタンの上にある「Web サイトリンクの作成はこちら」を選択するとWeb サイトリンクをライブラリに追加するための画面が表示されます。
リンクを指定するとタイトルと説明、共有先を指定する画面が表示されます。
保存画面はファイルアップロード時と同じです。
新規作成ボタン
- コンテンツパックの作成ができます。
- フォルダのような感じで複数のコンテンツを一つのグループにまとめることができます。
ファイルの検索ボタンをクリックすると対象ファイルが表示されるので、下の部分にドラッグ&ドロップします。
保存ボタンをクリックするとタイトルと説明、共有先の指定画面が表示されます。
必要事項を入力して再度保存ボタンをクリックすると作成完了です。
コンテンツの公開後はライブラリタブで次のように確認できます。
共有コンテンツと私の個人コンテンツ
- 共有コンテンツではライブラリというグループを作成して特定のユーザとコンテンツを共有することができます。
- 私の個人コンテンツでは自分だけが参照できるコンテンツをアップロードできます。
コンテンツ・タブ
- アップロードされたコンテンツを検索・参照・ダウンロードしたりできます。
- チェックボックスにチェックをつけて一括ダウンロードも可能です。
- 一括ダウンロードした場合はZip形式でダウンロードされます。
- Webサイトのリンクはダウンロードされません。
- タイトルのリンクをクリックするとコンテンツ詳細画面に遷移します。
- 表示オプションボタンから表示する項目などの設定ができます。
コンテンツ詳細画面
コンテンツの詳細情報を参照できる画面です。
コンテンツの配信ボタン
- 最初に参照またはダウンロードされたら通知がくるように設定可能です。
- コンテンツに対するアクセス権を削除する期日を設定可能です。
- コンテンツにアクセスする際に必要なパスワードを設定可能です。
- 取引先や商談などのレコードに紐付けることが可能です。
- プレビュー機能でどのように表示されるかの確認が可能です。
- 作成されたリンクで未ログイン状態でもコンテンツの参照が可能です。
コンテンツ配信ボタンの操作手順
コンテンツ配信ボタンをクリックすると配信名や配信方法の指定ができます。
保存ボタンをクリックするとコンテンツを参照できるリンクが生成されます。
このリンクをクリックするとSalseforceにログインしていなくてもコンテンツを参照することができます。メールなどこのURLを顧客や社内と共有することで簡単にドキュメントを共有できます。リンクが使用できる期限をつけたり、パスワードを設定することも可能なのでセキュリティ面についても安心です。
配信コンテンツはこのように表示されます。
配信コンテンツが参照されると次のようなメールを届きます。
ダウンロードボタン
- コンテンツファイルをダウンロードできます。
- ExcelなどのドキュメントはPDF変換してダウンロードすることも可能です。
開くボタン
- コンテンツに共有したリンク先を表示できるボタンです。
- ダウンロードボタンの代わりに表示されます。
- リンク先は別タブで表示されます。
ライブラリに公開
- 共有したいライブラリに公開することが可能です。
共有先のライブラリを選択した際にはタグの指定が可能になります。また、追加情報としてカスタム項目として作成した項目に対しての値入力も可能です。
編集ボタン
- コンテンツの詳細を編集することが可能です。
- 新しいバージョンをアップロードすることが可能です。
- 過去バージョンの参照やダウンロードも可能です。
- コンテンツの削除が可能です。
コンテンツ配信の表示
コンテンツ配信の設定を行ったコンテンツはコンテンツ配信の表示から詳細情報を参照できます。
クリックすると一覧が表示されます。
コンテンツ配信名のリンクから詳細画面が表示されます。共有時に使用できるリンクのURLもここから確認が可能です。不要になった際にはここで削除をするか期限切れボタンでアクセス不可にせってします。
登録・タブ
- 登録したコンテンツを参照することができます。
- ブックマークみたいな機能です。
登録はライブラリタグから指定可能です。
登録機能について
- 新バージョンが公開されたときやそのファイルのプロパティに変更が加えられたときにメール通知を確実に受信できます。
- 著者、タグ、およびライブラリを登録することによって、新しいコンテンツや更新されたコンテンツの検索にかかる時間を短縮できます。
- 通知メールは、設定に応じてリアルタイムまたは 1 日に 1 回受信します。
コンテンツ配信の有効化について
コンテンツ配信機能を使用したい場合は設定画面からコンテンツ配信の有効化を行う必要があります。
コンテンツタイプの設定やコンテンツの権限についての設定も設定画面から行えます。
コンテンツタイプの編集
https://help.salesforce.com/htviewhelpdoc?err=1&id=content_types_edit.htm&siteLang=ja
ライブラリ権限の管理
https://help.salesforce.com/htviewhelpdoc?err=1&id=content_workspace_perm.htm&siteLang=ja