SalesforceはApexトリガやワークフロールールによって特定の条件で値をセットする自動化の仕組みを比較的簡単に実装できます。今回ステータスの値が更新されたタイミングで日付が自動セットされる仕組みを実装してみて、この運用方法は少しイマイチかな..と思ったので記録しておきます。
自動化の目的
- いわゆる商談のフェーズのような選択リストで進捗(ステータス)を管理
- 契約や申込などのアクションに応じてステータスの値を更新
- ステータスが更新されたタイミングで日付が自動セットされる
- 日付はレポートで分析に利用 (申込から契約までの日数などを算出するイメージ)
実際に運用してみて
- 値の更新は後日になるケースが発生してしまう
- 結果、本来7日間掛かっているところがデータ情報3日で完了していることになる
- これにより日数計測としては信用できない情報になる
- ただのログレベルの情報になってしまう
解決方法
おそらく日数計測で必要な重要な情報は手入力で登録する運用方法が適していると思います。自動入力かつ手入力可でも良いのですが、値が自動で入っていることでよく精査ぜずにそのままにする人がかならず出てきます。いっそ空にして未入力のものは入れてもらうほうが良さそうです。未入力データはレポートの通知機能をつかって定期的にChatterで通知すると忘れることがなくなると思います。項目数が多いと入れない人が出てくるとので重要な情報に絞る作業は必須です。
