Salesforce上でファイルを管理できるChatterファイルの共有設定についてです。ファイルタブから表示できるファイル詳細ページから設定できます。
ファイルの共有設定で行えるのは下記の操作です。
- 別の人と共有
- グループと共有
- リンクを使用した共有
別の人と共有、グループと共有はSalesforce内で特定の人と共有するときに使用します。
リンクを使用した共有では、ファイルにアクセスするためのURLを生成してくれます。このURLを使用するとSalesforceにログインする必要もなくリンクをクリックするだけでファイルにアクセスすることが可能です。
ブラウザにもよりますがこのリンクにはプレビュー機能もついています。これでファイルの内容を確認したりダウンロードしたりといったことを行えます。(プレビュー機能はChromeで確認できました。FireFoxでは動作しないみたいです。)
共有後、不要になったファイルは共有を停止することでアクセスできなくなります。
非公開設定されているファイルの場合はアクセスできるのはこのリンクからのみで、Chatter等からはアクセスできないようになっているみたいです。
この機能を利用するにはコンテンツ配信の有効化とChatter ファイルへのリンクを有効化が必要とのことです。ファイルリンク受信者が実行できるのは、ファイルの表示とダウンロードのみとヘルプに記載がありました。
Chatterファイルのリンク共有ではパスワードの設定はできなそうでした。
パスワード設定が必要なケースの場合はコンテンツ配信をつかったりしたほうが良さそうです。
