Salesforce導入の流れのPart 3です。前回のPart2ではプロファイルの暫定版を作成して管理者アカウントと一般ユーザで動作検証をできる用意をしました。その続きの話となります。
アプリケーションを用意する
Salesforceのアプリケーションはタブをグルーピングしたものと考えて頂くとイメージがしやすいと思います。業務に合わせて複数のタグをひとまとめにしたり、不要なタブはアプリケーションから除外することでユーザが操作で迷うのを防止します。
デフォルトでは標準アプリケーションが用意されていますが、そちらは基本的には利用不要です。業務に合わせて設定していくアプリケーションを一つ作成しましょう。最終的に部署ごとなど業務に合わせてアプリケーションを複数作成していくことになると思いますが、現時点ではベースとなる一つのアプリケーションがあれば問題ありません。(細かく設定していくのはシステムが形になってからの対応となります。)
タブの表示と並び順について
もし表示に悩む場合は下記の内容がオススメです。(Sales Cloud版)
- ホーム
- Chatter
- ToDo
- カレンダー
- グループ
- 売上予測
- リード
- 取引先
- 商談
- レポート
- ダッシュボード
- メモ
- ファイル
- ケース
- キャンペーン
- 価格表
- 商品
- 契約
- 承認申請
前の方の位置に配置した「Chatter」「ToDo」「カレンダー」「グループ」「売上予測」ですが、ユーザがよく使用する機能もしくは見てもらいたい機能という理由がありますが、それ以外にもモバイルアプリからアクセスした際に先頭のタブがトップに表示されるという理由があります。
下記のような感じです。
もし運用上、モバイルアプリの利用をしない場合でも、設計時にモバイルだとどのように表示されるかはチェックするようにしておくといろいろと設計や設定のアイデアがでやすくなると思います。また運用後にモバイル利用が必要となった際に慌てる必要がなくなります。
それ以外のタブの件ですが、「取引先責任者」については取引先レコードの関連リストからアクセスすることを前提としています。可能な範囲で表示するタブは少なくできた方がユーザが使い方を覚える際の負担を減らせると思います。
尚、アプリケーションの一部タブについては、管理者のみのアクセスを目的としたものがあります。一般ユーザがアクセスする必要のないタブについてはプロファイル設定から「タブを隠す」などで非表示にしてしまうのが良いと思います。
不要なアプリケーションの非表示設定
ベースとなるアプリケーションを用意できたら続いて不要なアプリケーションを非表示にします。プロファイルの設定から変更できます。
この対応をしておくことでユーザが関係無いアプリケーションに切り替えてしまったり、不要な操作をせずに済むなどのメリットがあります。
先程のタブの表示設定と合わせて関係のないものを非表示化することでユーザが操作を覚える負担を減らし、アクセス不可となることで思わぬ操作が起きるのを防止できます。その他にも動作検証の負担を削減し、画面がスッキリすることで設計の検討がスムーズになります。
このようにアプリケーション設定については最初の内に実施しておくとメリットが大きい作業となります。
