Summer'17のタイミングで取引先責任者の登録情報紹介機能が廃止されるみたいです。
登録情報紹介機能はこちらから利用できる機能です。
取引先責任者に登録されている情報を顧客に更新してもらいたときに利用できます。
利用しているところは見たことがなかったのですが、もし利用されている組織があれば代替案等検討しておいた方が良さそうです。こちらSalesforce Classicの組織が対象となります。(Lightning Experienceではサポートされていない機能だったと思います。)
Salesforceには開発者が自由に学習 / 動作検証を行うためのDeveloper Edition組織が用意されています。
Developer Edtion組織ですが、365日間で一度もログインされていない組織はクローズされる仕組みとなっています。普段使っていない組織でも意外とそのような状況になった組織はなかったのですが、先日1つのDE組織が対象になりました。
期日が近づいたときは次のように「ATTENTION: Inactive Salesforce Developer orgs will be Locked on **」という件名で通知メールが届く仕組みとなっていました。
メールには『365日間一度もログインしていない組織があるのでもうすぐクローズされます。クローズ後に再度ログインする必要がある場合はサポートに問い合わせください。』という感じの内容が記載されていました。
このように事前にきちんと通知メールを送ってくれるようになっていました。また期日の2ヶ月前に連絡をしてくれています。不要な組織の場合はこのまま放置してクローズしてもらって大丈夫だと思います。必要な組織の場合はきちんとログインして有効期限を伸ばしておけばいいみたいです。
無料のDeveloper Editionでもこのようにきちんとサポートしてくれていました。
Success CommunityでSpring'17新機能の紹介動画と資料のリンクが共有されていたのでメモです。
▼新機能紹介動画・資料
1.Sales Cloud
[動画] http://salesforce.vidyard.com/watch/C1teQQ7jyagcToygGNqLsL
[資料] https://success.salesforce.com/0693A0000060VpD?retUrl=%2F_ui%2Fcore%2Fchatter%2Fcontent%2FGroupFileListPage%3Fg%3D0F9300000001sOH
2.Service Cloud
[動画] http://salesforce.vidyard.com/watch/duHDpwRUPBqHc4emxrnLUm
[資料] https://success.salesforce.com/0693A0000060Vp8?retUrl=%2F_ui%2Fcore%2Fchatter%2Fcontent%2FGroupFileListPage%3Fg%3D0F9300000001sOH
3.App Cloud
[動画] http://salesforce.vidyard.com/watch/4YYRWQeaqfTCsbXjvQxdLK
[資料] https://success.salesforce.com/0693A0000060Vot?retUrl=%2F_ui%2Fcore%2Fchatter%2Fcontent%2FGroupFileListPage%3Fg%3D0F9300000001sOH
4.Analytics Cloud
[動画] http://salesforce.vidyard.com/watch/sn6JDiyQY9rkhhZLskNTRV
[資料] https://success.salesforce.com/0693A0000060Voy?retUrl=%2F_ui%2Fcore%2Fchatter%2Fcontent%2FGroupFileListPage%3Fg%3D0F9300000001sOH
5.Community Cloud
[動画] http://salesforce.vidyard.com/watch/SFp4pazqUthp4XRadwEiWy
[資料] https://success.salesforce.com/0693A0000060Vp3?retUrl=%2F_ui%2Fcore%2Fchatter%2Fcontent%2FGroupFileListPage%3Fg%3D0F9300000001sOH
6.開発者向けトピック
[動画] http://salesforce.vidyard.com/watch/zh94kQaGtMLw6WaFbVkJZb
[資料] https://success.salesforce.com/0693A0000060Vur?retUrl=%2F_ui%2Fcore%2Fchatter%2Fcontent%2FGroupFileListPage%3Fg%3D0F9300000001sOH
Salesforceの管理者ユーザのために用意された便利アプリ『Salesforce A』ですが、ユーザの編集機能を利用する際に注意しておくことがあります。
Salesforce Aではユーザを選択後に編集ボタンが表示されます。この編集ボタンをクリックするとユーザの情報を編集することが可能です。ここで気をつけなければいけないのが有効項目の初期値が無効の状態でセットされていることです。
ちょっと登録情報を変更して保存といったときにうっかりユーザを無効にしていたということになってしまうかもしれません。ちなみに無効になったユーザのページにはわかりやすく無効という表記がされる仕組みとなっていました。
もし誤って無効化してもこのタイミングで気づくことはできると思います。Salesforce Aモバイルアプリを利用するときはこういった点にも注意してから利用すると良さそうです。
Salesforceには社外の人向けにサイズの大きいファイルを送ることができる便利な機能が用意されています。コンテンツ配信の機能です。
この機能を利用するには設定で下記2つの機能の有効化が必要です。
また利用対象のユーザにはSalesforce CRM Content ユーザの権限を付与する必要があります。
Salesforce CRM Content ユーザは機能ライセンスで利用数を確認できます。
有効化と権限付与ができたらコンテンツアプリケーションが利用できるようになります。ライブラリタブでコンテンツファイルを管理できるフォルダを作成できます。
ライブラリを作成するときにメンバーの追加も行うことができます。これにより特定のメンバーのみ利用できるといった設定が可能です。
メンバーは後から追加することも可能です。
寄稿のボタンをクリックするとライブラリにコンテンツファイルをアップロードできます。
また複数のファイルを1つにまとめたいときはコンテンツパックの機能を利用します。
コンテンツパックに追加できるファイルは既にアップロード済みのファイルだけとなっているみたいです。またZipファイルを追加することも可能です。
コンテンツパック作成時にはどのライブラリに保存するか選択できます。その際に非公開ライブラリに追加することも可能です。またコンテンツにはカスタム項目を作成できるのですが、それらの項目の値セットもここから可能になります。
ファイルのアップロード後はファイル一覧に表示されるようになります。
ファイル名をクリックすると詳細ページが表示されます。
詳細ページ内にあるコンテンツ配信ボタンをクリックするとコンテンツ配信の設定が開始されます。ファイルダウンロード時に通知がくるようにしたり、利用期限を設定したりといったことが可能となっています。とくにパスワードの自動生成機能は利用するようにした方が良さそうです。
保存ボタンをクリックして次へ進むとコンテンツ配信の利用ができるようになります。
このURLとパスワードをつかってファイルにアクセスできます。コンテンツ配信作成後は詳細ページにコンテンツ配信を表示のメニューが追加されます。
編集や削除、期限切れなどの設定も行うことができます。
コンテンツ配信作成時に自動生成されたURLにアクセスすると次の画面が表示されます。
同じく自動生成されたパスワードを入力すると対象のファイルが表示されます。ここからファイルのダウンロードを行うことができます。
コンテンツ配信で対象となったファイルはSalesforceのログインしていなくてもURLが分かればアクセスできます。なのでコンテンツ配信のURLとパスワードをメールなどで共有するだけで、大容量のファイルを社外の人に送ることができます。
通知機能を有効にしておくとコンテンツ配信のファイルを参照時に通知メールが届きます。
以上がコンテンツ配信機能をつかったファイル共有の方法です。メールで送れない大きなサイズのファイルを贈りたい時にはこちらの機能が便利です。コンテンツファイルの上限ですが2GBぐらいとなっていたと思います。また組織全体のファイル利用上限にも注意してください。
Success Communityで共有されていたのですが、Spring'17へのアップデート後にグローバル選択リスト値で正しい選択リスト値が選択できない現象がみつかったみたいです。もしこの問題に遭遇した場合はブラウザのキャッシュクリアで解決できるとのことでした。
詳細はヘルプにまとめられています。
取引先と紐付かない取引先責任者をつくった場合、取引先責任者のアクセス件は常に非公開となります。また非公開の取引先責任者には共有ルールやワークフロールールが適用されないなどのルールもあります。ヘルプには下記のように記載されていました。
取引先に関連付けられていない取引先責任者は、組織の共有モデルに関係なく、常に非公開になります。参照できるのは、取引先責任者の所有者およびシステム管理者だけです。非公開の取引先責任者には、共有ルールおよびワークフロールールが適用されません。組織でディビジョンを使用している場合は、非公開の取引先責任者は常にグローバルディビジョンに属します。
共有ルールやワークフロールールが適用されないというのは気付きにくい部分だと思います。個人の顧客でも必ず取引先と関連付ける運用ルールにしておいた方が拡張性が高くなりそうです。
